Un salarié change d’entreprise, et trois mois plus tard, il a besoin de ses bulletins de paie pour un dossier de prêt immobilier. Les anciens relevés papier sont dans un carton, quelque part entre deux déménagements. My People Docs, le coffre-fort numérique proposé par l’employeur, contient ces documents, accessibles en ligne, même après la fin du contrat de travail. C’est précisément cette situation qui révèle l’utilité réelle de la plateforme.
My People Docs et UKG : un module documentaire, pas un simple espace de stockage
Les concurrents décrivent souvent My People Docs comme un « coffre-fort numérique pour fiches de paie ». La réalité opérationnelle est différente. Depuis le rachat de PeopleDoc, MyPeopleDoc fonctionne comme un module intégré à l’écosystème UKG HR Service Delivery. Concrètement, cela signifie que le coffre-fort est relié aux logiciels de paie, au SIRH et aux outils de gestion des temps utilisés par l’entreprise.
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Pour le service RH, l’alimentation du coffre-fort est automatisée : les bulletins de paie, avenants au contrat, attestations et autres documents sont déposés directement depuis le système de gestion, sans intervention manuelle fichier par fichier. Le salarié reçoit une notification et retrouve le document dans son espace personnel.
Pour le salarié, cela change la nature de l’outil. My People Docs n’est plus un simple dossier de téléchargement. C’est le point d’accès documentaire à l’ensemble des interactions RH gérées dans la suite UKG : demandes de congés validées, workflows de signature, tickets adressés au service du personnel. On passe d’un archivage passif à un canal de communication documentaire bidirectionnel.
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Coffre-fort numérique RH : ce qui se passe quand on quitte l’entreprise
C’est le point que la plupart des salariés découvrent trop tard. Quand le contrat de travail prend fin, l’accès au coffre-fort My People Docs est conservé par le salarié. L’employeur ne peut plus consulter les documents déposés, et le salarié garde la main sur son espace personnel.
La durée de conservation des documents dépasse largement la durée du contrat. Les bulletins de paie, par exemple, restent disponibles pendant plusieurs décennies. Cette conservation longue durée répond à des obligations légales, mais elle a aussi un intérêt pratique direct : reconstituer une carrière pour la retraite, fournir des justificatifs pour un crédit, prouver une ancienneté.
Ce que le salarié peut faire après son départ
- Se connecter à mypeopledoc.com avec ses identifiants personnels (l’adresse mail renseignée lors de l’activation, pas l’adresse professionnelle)
- Télécharger tous les documents déposés par l’ancien employeur : bulletins de paie, solde de tout compte, certificat de travail, attestations
- Ajouter manuellement des documents personnels au coffre-fort (permis, diplômes, pièce d’identité) pour centraliser ses papiers
Le piège fréquent : avoir activé le compte avec une adresse mail professionnelle à laquelle on n’a plus accès. Dans ce cas, il faut passer par la procédure de récupération d’adresse mail sur la plateforme, ou contacter le support.
Sécurité des documents RH sur MyPeopleDoc : chiffrement et double authentification
Un coffre-fort numérique qui stocke des bulletins de paie et des contrats de travail manipule des données sensibles. My People Docs utilise un chiffrement des documents au repos et en transit, ce qui signifie que les fichiers sont illisibles pour quiconque intercepterait la connexion ou accéderait aux serveurs sans autorisation.
La plateforme propose aussi l’authentification à deux facteurs (2FA). Quand elle est activée, la connexion nécessite un mot de passe et un code temporaire envoyé par SMS ou généré par une application. C’est un niveau de protection que peu de salariés activent spontanément, mais qui fait la différence en cas de fuite de mot de passe.
Limites à garder en tête
Aucun système n’est totalement imperméable. La sécurité dépend aussi du comportement de l’utilisateur : mot de passe faible, connexion sur un réseau public non sécurisé, absence de 2FA. Les retours varient sur la réactivité du support en cas de compte bloqué après plusieurs tentatives échouées, et le temps de déblocage peut prendre quelques jours.
Dématérialisation des bulletins de paie : obligations de l’employeur et droits du salarié
L’employeur peut décider de dématérialiser les bulletins de paie sans demander l’accord préalable de chaque salarié. Le salarié conserve toutefois le droit de refuser et d’exiger un bulletin papier. Ce droit de refus est permanent : on peut l’exercer à tout moment, pas seulement au démarrage.
Quand l’entreprise opte pour la dématérialisation via My People Docs, elle doit garantir plusieurs choses :
- L’accessibilité des documents pendant la durée légale de conservation
- L’intégrité du document (aucune modification possible après dépôt)
- La confidentialité (seul le salarié concerné accède à ses propres documents)
- La portabilité (le salarié peut récupérer ses documents dans un format standard, même après la fin du contrat)
Pour l’entreprise, le passage à un coffre-fort numérique comme MyPeopleDoc réduit les coûts d’impression, d’envoi postal et d’archivage physique. Pour les structures avec plusieurs centaines de salariés, l’automatisation de la distribution documentaire libère un temps significatif au service RH.
Activer son compte My People Docs : la marche à suivre concrète
On reçoit généralement une invitation par mail de la part de l’employeur, avec un lien d’activation. Le processus est simple à condition de respecter deux points.
Le premier : utiliser une adresse mail personnelle, pas l’adresse professionnelle. C’est cette adresse qui servira de clé d’accès au coffre-fort, y compris après un éventuel changement d’employeur. Le second : définir un mot de passe robuste et, dans la foulée, activer la double authentification.
Si l’invitation n’arrive pas, on peut demander un renvoi via la page « Request an invitation » sur mypeopledoc.com. Il faut parfois vérifier les spams ou contacter directement le service RH pour s’assurer que l’adresse renseignée est correcte.
My People Docs remplit un rôle précis dans la gestion documentaire RH : centraliser, sécuriser et rendre durables les documents administratifs liés à l’emploi. Son intérêt réel se mesure surtout au moment où l’on en a besoin, parfois des années après le dépôt du premier bulletin de paie. Activer le compte correctement dès le départ et choisir une adresse mail pérenne restent les deux gestes qui conditionnent tout le reste.
